Хотим поделиться своим опытом маркетинга на примере академического мероприятия — одного из самых сложных форматов.

Вы можете адаптировать или изменить предложенные шаги под особенности своего мероприятия. Прежде чем приступить к маркетинговой кампании, важно помнить несколько принципов:

• Количество участников — ключевой показатель успеха;
• Мероприятия — уникальные платформы для объединения науки и социальных взаимодействий;
• Многие академические мероприятия начинались как волонтёрские инициативы, и большинство из них до сих пор обходится без серьёзных маркетинговых стратегий;
• Создание удобной онлайн-формы регистрации помогает максимально использовать усилия по продвижению;
• Даже для давно существующих мероприятий маркетинг остаётся важным инструментом не только для увеличения числа участников, но и для привлечения спонсоров и партнёров.

Поскольку эффективный маркетинг мероприятий требует опыта и специализированных инструментов, вам может пригодиться программное обеспечение для управления мероприятиями, например, MeetingHand, созданное на основе многолетнего опыта организации событий.

I. Создание бренда мероприятия
1.Название

• Укрепляет ли оно репутацию мероприятия?
• Отражает ли миссию?
• Помогает ли аудитории найти вас?
• Запоминается ли?

2.Цели и задачи

• Определите ключевые цели;
• Мотивируйте заинтересованные стороны;
• Объясните, почему участники должны прийти.

3. Лицо мероприятия

• Выберите известного председателя;
• Определите состав комитетов и партнёров;
• Ожидания и обязанности заинтересованных сторон.

4.Дата и место

• Проверьте привлекательность локации;
• Уточните доступность транспорта и жилья;
• Избегайте совпадения с важными датами.

5.Сроки регистрации и подачи тезисов

• Определите ключевые даты;
• Учитывайте праздники и сезоны.

6.Визуальная концепция

• Передайте дизайнеру основные посылы и ценности мероприятия.

II. Визуальное оформление бренда

• Логотип, тема, цветовая палитра;
• Постеры, баннеры, рекламные сообщения;
• Шаблоны писем и подписей;
• Материалы для соцсетей.

III. Работа с базой данныхАнализ прошлых мероприятий;

• Поиск новых участников и спонсоров;
• Оптимизация информации.

IV. Планирование маркетинговых активностей

• Определение целей и бюджета;
• Каналы продвижения;
• Контент-стратегия;
• Метрики оценки эффективности.

V. Инструменты взаимодействия с участниками

• Формы подписки, регистрации, связи;
• Персонализация коммуникации;
• Инструменты отслеживания данных.

VI. Создание сайта мероприятия

• Регистрация домена и хостинг;
• Наполнение контентом;
• Интеграция с аналитикой и соцсетями;
• Оптимизация пользовательского опыта.

VII. Продвижение в соцсетях

• Создание страниц и групп;
• Разработка хэштегов;
• Постинг важной информации.

VIII. Запуск рекламной кампании

• Рассылка приглашений;
• Контактирование спонсоров и партнёров;
• Добавление мероприятия в календари событий.

IX. Системы скидок и акций

• Групповые скидки;
• Последние предложения;
• Специальные условия для ключевых участников.

X. Регулярное информирование аудитории

• Анонсы ключевых дат;
• Напоминания о регистрации и скидках;
• Представление спикеров и партнёров;
• Демонстрация программы и соцмероприятий.

XI. Усиление бренда мероприятия и поддержание связи

• Создание итогового видео;
• Подведение статистических итогов;
• Опросы и обратная связь;
• Регулярные рассылки и напоминания.

Наконец, важно задействовать всех участников мероприятия в его продвижении. Даже простая деталь, такая как добавление информации о событии в подписи электронных писем, может существенно увеличить охват аудитории. Попробуйте – и убедитесь сами!

Вдохновились