Организация мероприятий по своей сути – стрессовая работа. Однако, следуя этим шести шагам, можно существенно снизить уровень напряжения.
Процесс планирования и подготовки к мероприятию занимает длительное время и сопровождается нарастающим стрессом. К финальному этапу подготовки, буквально за несколько дней до события, напряжение может достичь своего пика. Пока ваш начальник радостно объявляет, что настал "час икс", вы можете ощущать усталость, головную боль, напряжение в мышцах и полное отсутствие энтузиазма. Но не отчаивайтесь – есть проверенные методы, которые помогут справиться со стрессом и превратить ваши усилия в историю успеха.

1. Организуйте себя и составьте план поездки
Чтобы избежать неприятных сюрпризов, составьте список вещей, которые необходимо взять с собой. Оставленные в офисе или дома важные документы или техника могут создать дополнительные проблемы и ухудшить отношения с коллегами. Обсудите с командой все необходимые вещи и составьте четкий план поездки. Если вы управляете группой, делегируйте ответственность за разные задачи и создайте контрольный список для проверки перед отъездом. Кроме того, не забудьте позаботиться о личных вещах, включая лекарства, если вы их принимаете.

2. Прибудьте на место заранее
Некоторые могут возразить, что дополнительная ночь в гостинице – лишние расходы. Однако прибыв на место за день до мероприятия, вы получите возможность адаптироваться к новой среде, изучить маршрут от отеля до площадки, ознакомиться с инфраструктурой и даже немного отдохнуть. Это избавит вас от неожиданностей и позволит сосредоточиться на мероприятии, а не на решении мелких бытовых вопросов.

3. Завершите все приготовления перед сном
Перед тем как лечь спать, убедитесь, что подготовили одежду, документы, телефон, ключи, ноутбук и бейдж. Это избавит вас от утренней суеты и предотвратит панические поиски важных вещей. Старайтесь лечь спать пораньше, избегайте алкоголя и других средств, которые могут повлиять на ваше состояние. Обязательно зарядите все электронные устройства и установите будильник на заранее рассчитанное время, чтобы успеть принять душ и позавтракать.

4. Начните день рано
Утро лучше всего начать с небольшой зарядки или упражнений на растяжку, можно добавить йогу. Это поможет снять физическое напряжение и снизить уровень стресса. После этого примите душ, соберите все необходимые вещи и отправляйтесь на завтрак. Лучше отдать предпочтение легкому, но питательному завтраку: свежие фрукты и соки помогут восполнить энергию. Не затягивайте с завтраком до последнего – вы никогда не знаете, какие сюрпризы могут ожидать вас в утренних пробках.

5. Будьте приветливы и дружелюбны
Старайтесь сохранять спокойствие и не забывайте улыбаться. Даже если языковой барьер становится преградой, используйте любые средства коммуникации, а при необходимости – переводчиков. В течение мероприятия записывайте важные детали встреч, фиксируйте обещания и контактные данные участников. Эти записи помогут вам не только лучше подготовиться к обсуждению итогов с коллегами, но и снизят уровень стресса, связанного с нехваткой информации.

6. Примите тот факт, что не все пойдет по плану
Любое мероприятие сопровождается неожиданными последствиями – как положительными, так и отрицательными. Организаторы и участники часто настолько сосредоточены на программе, что не замечают внешних факторов или просто не придают им значения. Готовность к непредвиденным обстоятельствам – лучший способ избежать разочарований. Не вините себя, если что-то пошло не так, как задумывалось. В конце концов, ваша задача – справиться с любыми вызовами и сделать мероприятие успешным!

Вдохновились